POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
VERTICAL MOUNTS SERVICES S.A.S
VERTICAL MOUNTS SERVICES SAS, identificada con NIT 900.965.260-4, con domicilio principal en la Carrera 28 No. 11 - 50 en la ciudad de Bogotá D.C., en cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley 1582 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen ha diseñado su Política para el Tratamiento de los Datos Personales, garantizando a los titulares la confidencialidad, integridad y seguridad de dicha información.
- I.DEFINICIONES
- II.TRATAMIENTO Y FINALIDAD
- Confidencialidad de la información
- Seguridad y almacenamiento
- III.PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER SUS DERECHOS
- IV. MODIFICACIONES DE LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD
- V.VIGENCIA
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Propietario de la Base de Datos: Dentro de los procesos, Vertical Mounts Services SAS es propietaria de la base de datos que tiene bajo su responsabilidad, el tratamiento de los mismos y su gestión.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Debido a la actividad comercial que desarrolla Vertical Mounts Services SAS, les informamos a los titulares de los datos personales que se lleva a cabo el Tratamiento y protección sobre sus datos personales y que estos podrán ser utilizados con la autorización expresa del titular, para las siguientes finalidades:
Realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, operativa, y de recursos humanos de la Compañía.
Procesar, Confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.
Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
Registros contables y transacciones.
Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, AFP fondos de pensiones y cesantías, CCF cajas de compensación familiar, etc.).
En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
En el caso de requerimientos judiciales y legales.
Contabilización y pago de nómina. Pago de beneficios extralegales.
Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.
Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral. Capacitación y formación.
VERTICAL MOUNTS SERVICES SAS, hará todo lo que esté a su alcance para proteger la privacidad de la información. En ocasiones puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, VERTICAL MOUNTS SERVICES SAS, se vea compelido a revelar información a las autoridades o terceras partes. Los titulares reconocen que su autorización no será necesaria, en virtud de la Ley 1581 de 2012, cuando los datos personales sean requeridos por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. También reconocen los titulares que, si la información es interceptada por terceros no autorizados quebrantando nuestras medidas de seguridad para proteger la información, VERTICAL MOUNTS SERVICES SAS no responderá por esa revelación de información.
La compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que la seguridad perfecta no existe. Por ello, Vertical Mounts Services SAS no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o base de datos por parte de personas no autorizadas. Vertical Mounts Services SAS tampoco se hace responsable por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.
a. Consultas
Vertical Mounts Services SAS dispone de mecanismos para que el titular, sus representantes y/o apoderados, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de Vertical Mounts Services SAS.
Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite en la recepción o trámites electrónicos a través del correo electrónico diana.saavedra@vmservices.co, encargado de recepcionar las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, Vertical Mounts Services SAS. Guardará prueba de la consulta y su respuesta.
Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:
La identidad del titular del dato personal o su representante. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular y los poderes especiales o generales según sea el caso.
La autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento del dato personal del titular, por parte de Vertical Mounts Services SAS.
Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el responsable de atenderla recopilará toda la información sobre el titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del titular dentro de las bases de datos de Vertical Mounts Services SAS.
El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando éste último tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal, su representante y/o apoderado. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por Vertical Mounts Services SAS. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.
En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.
La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Vertical Mounts Services SAS.
b. Reclamos
Vertical Mounts Services SAS, dispondrá de mecanismos para que el titular, sus representantes y/o apoderados, formulen RECLAMOS respecto de datos personales Tratados por Vertical Mounts Services SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o el presunto incumplimiento de los deberes legales por Vertical Mounts Services SAS. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite en recepción, o electrónicos como correo electrónico al correo diana.saavedra@vmservices.co . Cualquiera que sea el medio Vertical Mounts Services SAS deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
El RECLAMO deberá ser presentado por el titular, sus representantes y/o apoderado; así:
• Deberá dirigirse a Vertical Mounts Services SAS.
• Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
• Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
Antes de proceder, el responsable de atender el reclamo verificará:
• La identidad del titular del dato personal o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Vertical Mounts Services SAS requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de datos de Vertical Mounts Services SAS donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vertical Mounts Services SAS, podrá modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta Política. Cualquier cambio será notificado previa o simultáneamente a los titulares de los datos personales y será efectivo apenas se haya publicadoen la página www.vmservices.co
Esta Política empezará a regir desde la fecha. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de Vertical Mounts Services SAS, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política.
En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del tratamiento aquí consignadas.